Pracovní postupy

Navigace: Šablony - Pracovní postupy

Pracovní postupy jsou klíčem k fungování celého systému a k tomu, jak dozrát k maximální automatizaci a ušetření času. Pracovní postup definuje, jak se bude celá poptávka/zakázka chovat od doby jejího přijetí až do jejího konce. Pracovní postup se dělí na dvě části - co se uděje za tu dobu, co je událost ve stavu Poptávka a co se bude se zakázkou dít, jakmile se z ní stane Zakázka.

Poptávka vznikne tehdy, kdy klient vyplní a odešle poptávkový formulář. Zakázka vznikne tehdy, kdy si klient vybere ve tvém kalendáři čas a ten si rovnou zarezervuje a nebo pokud jde přes poptávku a poté schválí tvou cenovou nabídku. Je vhodné mít vyplněný celý postup už od poptávky, ale když si někdo vybere konkrétní čas, tak se celý postup poptávky přeskočí a rovnou začne od zakázky.

Z čeho se skládá pracovní postup

Poslat zprávu

Nejčastější událostí je posílání zpráv. Tím, že necháš klientovi odeslat zprávu mu nejen přijde do jeho emailové schránky, ale taky se propíše rovnou do chatu. Vyplníš název (abys věděl co je to za zpávu), pak si vybereš připravenou emailovou šablonu, zvolíš jestli ten úkol bude spuštěn ručně nebo automaticky a nastavíš si termín spuštění/připomenutí. Před odesláním máš ještě možnost si text zkontrolovat a poupravit a odeslat ručně.

Vlastní událost

Vlastní událost je vlastně úkol pro tebe v rámci té zakázky. Může to být, že si před focením svatby máš připravit techniku nebo že máš klientovi připravit cenovou nabídku nebo cokoliv jiného.

Schůzka

Přidání schůzky aktuálně funguje jako vlastní událost, tedy úkol pro tebe, že máš schůzku s klientem. V blízké době to bude propojeno i s klienty a s kalendářem, aby se schůzka zaplánovala.

Poslat dotazník

V rámci pracovního postupu můžeš klientům poslat dotazník k vyplnění. Stačí si vybrat ze seznamu připravených dotazníků a opět si naplánovat odeslání. Klientovi se v zakázce dotazník objeví a rovnou mu přijde i email, že tam je dotazník k vyplnění.

Poslat smlouvu

Pokud s klientem online podepisuješ smlouvu, můžeš to připravit i do pracovního postupu. Před ručním odesláním smlouvy se ti zobrazí její náhled i s doplněními dynamickými poli. Klientovi opět přijde informace, že jsi mu přiložil smlouvu a může jí, pokud je přihlášený, podepsat online.

Jak dané události proběhnou?

Události mohou proběhnout buď Ručně, že sám odklepneš a úkol proběhne a nebo Automaticky v naplánovaný čas.

Ručně

Daná událost sama neproběhne, musíš jít do zakázky a sám jí provést - třeba chceš mít větší kontrolu nad textem/smlouvou, které se odesílají a chceš si to zkontrolovat a nebo zkrátka nevíš přesný termín a ještě na něco čekáš. Takový úkol ti ukážeme i na nástěnce mezi tvými úkoly, abys věděl, co máš udělat a na co se čeká.

Klepnutím na tlačítko Odeslat máš u odeslání zprávy či smlouvy ještě jejich náhled a před odesláním je můžeš upravit. Stejně tak jsou v textu už doplněná dynamická pole za reálné hodnoty ze zakázky, abys přesně viděl to, co uvidí klient při čtení.

Automaticky

U automatického odeslání máš také kdykoliv možnost úkol odbavit ručně dříve, než ještě automaticky proběhne. A kdy proběhne? To si nastavíš u každého úkolu. Zvolíš si termín kolik minut/hodin/dní...
- Po vytvoření poptávky
- Po vytvoření zakázky
- Po zaplacení zálohy (pokud se záloha neúčtuje, pak je 0 Kč, tedy úkol proběhne ihned)
- Před hlavní událostí
- Po hlavní události
- Po předchozím úkolu
- Po dokončení zakázky

se má konkrétní úkol provést nebo být naplánován, abys ho udělal.

POZOR: Jdeme popořadě...!

Při sestavování pracovního postupu je potřeba přemýšlet nad jeho sestavením! Pokud si zvolíš, že se má nějaký úkol provést až po dokončení, rozhodně ho neposouvej před dokončení atp.

Aby se zajistila kontinuita všech kroků, může vždy proběhnout jen ten následující a žádný další ho nemůže předběhnout. Je tedy prvně potřeba hned následující úkol dokončit a nebo jej přesunout na jiné místo a to klidně již v probíhající poptávce/zakázce. Stejně tak jde ručně provést jen ten úkol, který je zrovna na řadě.

Všechny úkoly pracovního postupu jdou lehce chytnout a přesunout na místo, které požaduješ. Jen s hlavní událostí a s dokončením nejde posouvat, ale můžeš si dát úkoly před ně nebo za ně.

Často kladené dotazy

Co když změním šablonu pracovního postupu, dotkne se to mých aktuálních zakázek/poptávek?

Nedotkne. Při vytvoření poptávky/zakázky se načte aktuální pracovní postup a ten zůstává napevno přiřazený a nezmění se, pokud šáhneš do šablony. Můžeš si tedy upravit šablonu jak budeš potřebovat aby se chovala pro další zakázky a nemusíš se bát, že by to cokoliv udělalo s již probíhající zakázkou, kde už je třeba půlka věcí hotová přitom ani v upravené šabloně tyto úkoly nejsou.

Co se stane s pracovním postupem, když zakázku/poptávku archivuji?

Pokud poptávku/zakázku archivuješ, tak se pracovní postup zmrazí na tom, kde zrovna teď je. Dál jeho automatické kroky nepokračují. Pokud bys ale chtěl, máš možnost dané úkoly provést ručně.

Mohu mít nějaké úkoly, které se splní až po dokončení zakázky?

Ano, můžeš vytvářet i události, které proběhnou až po dokončení pracovního postupu a můžeš je dát na úplný konec. Ať už třeba poděkování za spolupráci, či třeba automatizovaná nabídka na další služby, která se odešle po půl roce.